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Saison 2019-2020

Inscriptions nouveaux élèves

Samedi 7 septembre (Journée des associations de Pacy) à partir de 10h30

Début des cours 

9 sept 2019 : réinscrits

16 sept 2019 : nouveaux élèves

5ème diapason de Pacy

Samedi 23 novembre 2019

Assemblée générale

Vendredi 29 novembre 2019

Concert de fin d'année

Date à déterminer

Fin des cours

Samedi 4 juillet 2020

Préparer les réinscriptions

Préparation des réinscriptions 

Pour le site web de l'Arpège

  • Confirmer quelles sont les personnes qui s'occuperont des réinscriptions, car leur nom figurera sur la fiche de réinscription
  • Mettre à jour la fiche de réinscription,  la fournir en Word et PDF au webmaster pour publication dans le menu Téléchargement
  • Mettre un article sur la page d'accueil du site. bien indiquer que si la fiche préremplie n'a pas été reçue,  on peut utiliser une fiche vierge téléchargeable sur le site

 

Dans Assistassoc ( site de gestion de l'Arpège)

  • Créer la nouvelle saison  (simple duplication de la saison existante, puis mise à jour des dates de début/fin de cours et tout changement que l'on a par rapport à l'année écoulée)

 

Envoi des fiches préremplies aux élèves de l'année en cours

  • Dans Assistassoc,  faire un download Excel de la base de données de la saison en cours
  • dans le classeur Excel,  pour les élèves qui ont 2 lignes,  (Instrument ET formation musicale ou Eveil), ne garder que la ligne instrument
  • En utilisant la fiche de réinscription Word préalablement créée,  créer un formulaire Word avec champs de fusion, en utilisant le fichier Excel comme source.  se laisser guider par l'aide de la fonction Publipostage de Word!
  • Prévenir les profs que les fiches de réinscriptions ont été envoyées
  • mettre une affiche dans les locaux de l'Arpège
  • TRES IMPORTANT:  envoyer 80 fiches, attendre une heure, puis les 80 suivantes, pause d'une heure... :  Notre hébergeur ne nous autorise que 100 mails par heure,  il bloque le compte si l'on dépasse
    surveiller les mails rejetés, car ils indiquent une erreur d'adresse mail dans la base de données.  si erreur due à une faute de frappe, corriger et renvoyer. autrement, les personnes concernées devront utiliser une fiche vierge. 

 

NB: ce mailing de fiches préremplies n'est pas absolument indispensable, on pourrait gérer les réinscriptions uniquement à partir de fiches vierges,  mais il simplifie beaucoup la vie des administrateurs:  les fiches sont parfaitement lisibles,  et il sera beaucoup plus facile de repérer les modifications à faire sur une fiche élève au cas où

 

 

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