La version de votre navigateur est obsolète. Nous vous recommandons vivement d'actualiser votre navigateur vers la dernière version.

Assemblée Générale

AG  8 Décembre à 20h30

3ème Diapason de Pacy

Samedi 2 Décembre 2017

musique Irlandaise avec  Ghillies

Concert de fin d'année 

Samedi 26 Mai 2018 à 18h

Fin des cours 

Samedi 30 Juin 2018

 

saison 2018-2019

Réinscriptions

du 10 mai au 3 juillet 2018

Inscriptions

Un samedi en septembre 2018, date à confirmer

14h à 17h30

Début des cours 

x sept 2017 réinscrits 

x sept nouveaux élèves

Gestion des réinscriptions

Gestion des réinscriptions 

Description générale de l'activité 

Enregistrer les dossiers de réinscription dans le logiciel Assistassoc.  

Déposer chaque mois les chèques en banque  

 

Période de charge de travail 

La charge est concentrée principalement de mi mai à début juillet ( réception et enregistrement des dossiers de réinscription). Typiquement, nous avons 2 personnes s'occupant des réinscriptions, en moyenne chaque gestionnaire aura  75 dossiers  à traiter pendant la période de réinscription. Il n'y a que très peu, voire pas d'appels téléphoniques.

Puis chaque fin de mois,  dépôt d'un ensemble de chèque à la banque 

 

Compétences nécessaires 

Utilisation de l'application de gestion en ligne Assistassoc (simple) -  Utilisation d'Excel pour un tableau de suivi des chèques à encaisser.  Il est important de saisir les dossiers régulièrement les dossiers, typiquement, on attend d'avoir quelques dossiers en main pour faire une séance de saisie, et faire au moins une séance de saisie hebdomadaire.

 

Description détaillée 

Les élèves envoient leur dossier de réinscription aux bénévoles en charge, avec les paiements correspondants.  Comme ce sont des réinscriptions, les coordonnées des élèves sont déjà enregistrées dans le logiciel Assistassoc. Le gestionnaire doit simplement mettre à jour la fiche élève en cas de changement (adresse, N° téléphone, mail...), changements qui apparaissent clairement sur la fiche.  Il affectera ensuite l'élève au cours adéquat. Assistassoc calculera automatiquement ce que l'élève doit payer, qui doit naturellement correspondre au montant des chèques fournis.(si ce n'est pas le cas, il faut recontacter la personne pour régulariser).

On tamponne les chèques avec le numéro de compte en banque de l'asso, et on range les chèques dans des enveloppes mensuelles au fur et à mesure du traitement des dossiers. Grâce à une fonctionnalité extrêmement pratique d'Assistassoc,  par un simple clic dans le logiciel, il pourra automatiquement envoyer par mail une attestation de paiement. 

Un document résumant le process, avec copie d'écrans sera fourni.  En résumé, c'est facile !

Il est pratique de conserver les fiches de réinscription dans un classeur à onglets alphabétiques

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

On tient un fichier Excel récapitulant les paiements, ce qui permet de contrôler l'exactitude de la remise des chèques en banque.   Pour la remise de chèque en banque, il n'y a pas besoin de faire un bordereau détaillé, un bordereau récapitulatif n'indiquant que le nombre de chèques déposés et la somme totale correspondante suffit.